Befragung zur

Erfassung und Nutzung historischer Projektdaten

Ergebnisse einer Umfrage von pmqs.de

durchgeführt im November/Dezember 2005

Inhalt

1 Einführung
1.

1 Einführung

Alle Projektmanagementsysteme fordern einen geordneten Projektabschluss. Unter anderem wird vorgeschlagen, die Erfahrungen des Projekts festzuhalten und in einer „historischen Projektdatenbank“ zu hinterlegen.

Die Befragung beschäftigt sich mit der Frage, in wie weit solche Daten tatsächlich erfasst und genutzt werden.

 

Wir möchten uns ausdrücklich bei allen Teilnehmern bedanken, die sich die Zeit genommen haben, den Fragebogen zu beantworten.

 

1.1 Grundlagen

Generell gibt es in Unternehmen verschiedene Methoden und Formate der Projektauswertung und Erfassung in historischen Projektdaten. Dieser Abschnitt versucht führt kurz in das Thema ein und gibt einen Überblick über die verbreiteten Methoden zur Projektauswertung.

 

1.1.1 Nachkalkulation

Die Nachkalkulation (Soll/Ist-Vergleich) ist einer der einfachsten Projektauswertungsmethoden. Findet eine Kostenüberschreitung statt, so sollte sich eine Abweichungsanalyse anschließen, um die Abweichungen zu erklären und ggf. zukünftig zu vermeiden.

Der nächste Schritt wäre die Ablage aller Werte und Abweichungsanalysen in einer Datenbank, so dass andere Projektmanager aus den Erfahrungen ihrer Vorgänger lernen können. In der Baubranche ist dies schon weit verbreitet, in der IT Branche (die hauptsächlich an dieser Umfrage teilgenommen hat) eher noch nicht.

 

1.1.2 Lessons Learned Workshop / Projekt-Retrospektive

Beim Lessons Learned Workshop handelt es sich um eine relative weit verbreitete Methode um das Projekt strukturiert zu diskutieren. Etwa zwei Drittel der Befragungsteilnehmer setzt diese Methode ein. Fraglich ist jedoch, wie die Ergebnisse ausgewertet werden. In den meisten Fällen werden die Ergebnisse im nächsten Projekt im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung der Projektmethode genutzt, aber nicht einem weiteren Personenkreis zur Verfügung gestellt. Wie bei allen Feedbacksystemen muss eine entsprechende Kultur vorhanden sein, um überhaupt im Unternehmen Kritik positiv äußern zu können und Kritik positiv annehmen zu können.

 

1.1.3 Befragungsaktionen

Befragungsaktionen sind eine alternative oder zusätzliche Maßnahmen zu Lessons Learned Workshops. Hierbei können sowohl das Projektteam, als auch die Nutzer befragt werden.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, neben der Sachebene auch die Beziehungsebene zu hinterfragen.

Die Auswertung der Befragungsaktionen unterliegt den gleichen Restriktionen, wie die Lessons Learned Workshops.

 

1.1.4 Kennzahlensysteme

Gerade im Softwarebereich gibt es eine Reihe von etablierten Kennzahlen. Teilweise finden sich diese Kennzahlen auch in der Aufwandsschätzung wieder (z.B. Function Point Methode). Der große Vorteil von Kennzahlensystemen ist, dass teilweise durchaus unterschiedliche Projekt verglichen werden können – was bei einer einfachen Kostenanalyse vielleicht nicht der Fall ist.

 

1.1.5 Projekterfahrungsdatenbanken

Projekterfahrungsdatenbanken sind der ambitionierte Versuch den Output aus Lessons Learned und anderen Veranstaltungen in eine Datenbank zu packen und damit nutzbar zu machen.

Kommentare zu Befragung zeigen, dass dies zum einen nicht ganz einfach ist und zum anderen in Großunternehmen oft nicht durchsetzbar ist. Obwohl die verantwortlichen Projektmanager durchaus einen Sinn darin sehen, können diese Systeme nur Implementiert werden, wenn es entsprechende Machtsponsoren gibt.

 

1.2 Aufbau der Befragung

Dabei gliederte sich die Befragung in mehrere Teile:

 

A Inhalte

Im ersten Abschnitt wird erfasst, welche Art von Informationen in den Unternehmen in Projektdatenbanken erfasst wird.

 

B Finanzdaten

Der zweite Abschnitt hat einen einschränkenden Fokus auf Finanzdaten. Diese Aufteilung wurde vor allem deshalb gemacht, weil historische Finanzdaten zumindest teilweise einfacher verfügbar sind, wenn in den Unternehmen ein Projektantragsverfahren etabliert ist oder Projekte extern vergeben werden.

 

C Zugriff und Verwendung

Dieser Abschnitt prüft, ob die erfassten historischen Projektdaten überhaupt für alle Projektmanager des Unternehmens zugreifbar sind und ob diese – wenn sie verfügbar sind - dann auch genutzt werden.

 

D gewonnene Erkenntnisse

Im Abschnitt D wird versucht zu ermitteln, welche Erkenntnisse von den Projektmanagern aus historischen Daten gezogen werden und wie die Daten strukturiert ausgewertet werden.

 

Im Abschluss wurden demographische Daten erfragt, um zu prüfen, wir verwertbar die Aussagen für die Leser der Befragung sind. („Machen die anderen Teilnehmer denn auch das gleiche wie ich?“)

 

Von einigen Teilnehmern wurde zu Recht angefragt, warum der Aufbau des Fragebogens nicht an den typischen Vertretern der Projektdatenbanken orientiert ist. Hintergrund des aktuellen Fragebogenformats ist, dass wir auch die Daten hinterfragen wollten, bei denen sich der ein oder andere Projektmanager vielleicht gar nicht bewusst ist, dass sie schon erfasst werden.

 

1.3 Gültigkeit

Bei der Befragung handelt es sich ausdrücklich nicht um eine repräsentative Umfrage, sondern eher um ein Meinungsbild. Dies hängt vor allem an zwei Punkten: (1) Es ist unklar, wie groß eine Stichprobe sein müsste um ein repräsentatives Ergebnis zu ergeben.

(2) Es wurden gezielt Projektmanager angesprochen. Dabei wurden einschlägige Foren, Newsletter von großen Berufsverbänden und Direktansprache verwendet.

 

Aus der demographischen Analyse ergibt sich außerdem, dass die Mehrzahl der Teilnehmer in IT Projekten tätig ist (80%) und außerdem Projekte in oder für Konzerne/Großunternehmen durchführt (65%).

 

Alle Teilnehmer arbeiten mit einer der vier Rollen:

- Programm-Manager

- Projektmanager/Projektleiter

- Teilprojektleiter

- QS-Manager

Daher ist davon auszugehen, dass die Fragen verstanden wurden und die Antworten korrekt sind. Dies hat sich auch in der Vielzahl der Kommentare zu den Fragen und Antworten gezeigt.

 

1.4 Verteilung

Diese Auswertung wird den Teilnehmern auf Wunsch per Email zur Verfügung gestellt. Außerdem wird eine Kopie auf der Webseite http://www.pmqs.de zur Verfügung gestellt.

 

Grundsätzlich werden können beim Projektabschluss die beiden Ebenen Sachebene und Beziehungsebene betrachtet werden. Während die Diskussion der Sachebene (Zahlen und Fakten) noch relativ einfach betrachtet werden kann, tun sich viele mit der Betrachtung der Beziehungsebene schwer.

Wurde das Projekt für einen externen Kunden erstellt, ist die Speicherung solcher Daten noch durchsetzbar – werden aber Beziehungsprobleme im eigenen Unternehmen diskutiert, bewegt sich der verantwortliche Projektleiter auf dünnem Eis.

 

 

2 Fragebogen und Antworten 

Im folgenden werden die Detailantworten des Fragebogens beleuchtet.

 

 

2.1 Teil A: Inhalte

 

A1. Werden die Projekte in ihrer Organisation bei einer Erfassung von inhaltlichen Daten typisiert? (Neuentwicklung vs. Weiterentwicklung, Vertragsart, IT vs. Organisationsprojekt vs. „Brückenbauprojekt“, Größe, Komplexität, usw.)

 

Ja: 41%

Nein: 47%

Enthalten: 12%

 

Bei etwa der Hälfte der Enthaltungen sind Systeme(rweiterungen) in Vorbereitung, um eine Vergleichbarkeit von Projekte zu erreichen.

 

A2. Wird bei ihnen während der Projektlaufzeit oder am Projektende ein Lessons Learned Workshop (Projekt-Retrospektive) mit den Projektmitarbeitern durchgeführt?

 

Ja: 67%

Nein: 22%

Manchmal: 11%

 

Bei den mit „Nein“ bewerteten Antworten wurde angemerkt, dass oft Einzelberichte des Projektleiters verfasst werden. Bei den „Ja“ Antworten gab es Hinweise, dass die Ergebnisse oft als Wissensinseln im (ehemaligen) Projektteam verbleiben und nicht unternehmensweit genutzt werden.

 

A3. Werden die Ergebnisse des Lessons Learned Workshops strukturiert und in einer historischen Projektdatenbank hinterlegt?

 

Ja: 24%

Nein: 71%
Teilweise: 6%

 

Es wurde angemerkt, das es zwar oft zu einer Strukturierung des gewonnen Wissens kommt, dass aber keine Möglichkeit vorhanden ist, dies in einer Datenbank zu hinterlegen.

 

A4. Verwenden Sie Trendanalysen (Kosten-, Meilenstein-Trendanalyse, etc.) um das Projekt zu steuern?

 

Ja: 75%

Nein: 25%

 

Bei den „Ja“-Antworten werden Methoden wie Trendanalyse, Earned-Value-Methode oder ähnliches zumindest teilweise eingesetzt.

 

A5. Sammeln sie schriftlich Informationen über ihren Auftraggeber (für Auftraggeber: Informationen über ihre Dienstleister/Auftragnehmer)? Hierzu gehören Dinge wie Verhalten, Zuverlässigkeit ihres Auftraggebers, usw.

 

Ja: 47%

Nein: 53%

 

A6. Führen Sie Befragungen zur Projektdurchführung während oder nach dem Projekt mit den Projektmitarbeitern durch? (Interviews oder Fragebögen)

 

Ja: 82%

Nein: 18

 

Die „Ja“-Antworten enthalten Befragungen während oder nach dem Projekt.

 

A7. Welche Daten werden sonst noch bei ihnen erfasst, um eine Datenbasis für zukünftige Projekte zu erhalten?

 

Auf diese Frage wurden nur von ca. 30% der Teilnehmer eine ergänzende Antwort gegeben. Zu den genannten Punkten zählen hauptsächlich Nachkalkulation, Produktivitätsmessung der einzelnen Mitarbeiter und Software- und Prozessmetriken.

 

A8. Werden die oben erfassten Daten – oder Teile davon in einer zentralen Datenbank zusammengeführt.

 

Ja: 31%

Nein: 69%

2.2 Teil B: Finanzdaten

 

B1 Werden in Ihrem Unternehmen, bzw. in ihrem Auftragnehmerunternehmen (wenn Sie als externer Dienstleister tätig sind) Projektfinanzdaten (außer in der Buchhaltung) zentral gesammelt?

 

Ja: 69%

Nein: 17%

Keine Antwort: 14%

 

B2 Nutzen Sie Metriken (Lines of Code, Function Points, Testobjekte, etc.) um die Kosten- / Aufwandschätzung durchzuführen?

 

JA: 40%

Nein: 56%
Keine Antwort: 4%

 

B3 Wird eine Nachkalkulation durchgeführt und Abweichungen geklärt?

 Ja: 60%

Nein: 30%

Keine Antwort: 10%

 

Interessanterweise wurde bei einigen wenigen „Ja“-Stimmen angemerkt, dass Nachkalkulationen nur für „politische Zwecke“ verwendet werden, aber keinen Einluss auf zukünftige Planungen haben.

 

B4 Fließen diese Ergebnisse formal in die Kostenschätzmethodik ein (also nicht nur als Erfahrungsbereicherung für den einzelnen PM)?

 

Ja: 35%

Nein: 65%

 

B5 Welche Informationen würden Sie (sonst noch) in einer historischen Projektdatenbank sehen?

 

Von den ca. 30% der Nutzer, welche Datenerfassung in Datenbanken machen wurden eine Vielzahl von Hinweisen gegeben:

- alle Arten von Qualitätsdatendaten, Risikomanagement

- Fehler und ihre Ursache

- Schnittstellenprobleme und deren Lösungen

- Darstellung von strukturellen und inhaltlichen Vernetzungen

- Gründe für die Abweichungen vom Plan

- Nichtverrechenbarer Aufwand

- Erfahrungen mit Projektpartnern

- Zufriedenheit des Auftraggebers

 

2.3 Teil C: Zugriff auf und Verwendung von historische Daten

 

C1 Verfügen die Projektmanager in ihrem Unternehmen über einen Zugriff auf alle (seit Beginn der Datenbank erfassten) historischen Projektdaten?

 

Ja. 25%

Nein 75%

 

C2. Werden die historischen Daten zur Erzeugung von Checklisten verwendet, um potentielle Probleme im Vorfeld zu minimieren (z.B. im Rahmen eines Risikomanagementprozesses oder eines Risikoassessments)?

 

Ja: 50%

Nein: 50%

 

C3. Werden die historischen Daten von ihnen/von ihren Projektmanagern verwendet, um Trendanalysen durchzuführen?

 

J: 20%
Nein: 80%

 

C4. Werden die historischen Daten von ihnen/von ihren Projektmanagern verwendet, um die Projektplanung zu erstellen?

 

Ja: 25%
Nein: 55%

Keine Antwort: 20%

 

C5. Werden die historischen Daten von ihnen/von ihren Projektmanagern verwendet bei konkreten Schwierigkeiten während dem Projektverlauf verwendet?

 

Ja: 13%
Nein: 75%

Keine Antwort: 12%

 

2.4 Teil D: Gewonnene Erkenntnisse

 

D1. Bekommen Sie durch die Nutzung von historischen Daten eine Aussage über die verwendeten Einsatzmittel /Mitarbeiter (Qualität, Verfügbarkeit, Kostenentwicklung, etc.)

 

Ja: 37%

Nein: 50%

Teilweise: 13%

 

Als Hauptgründe gegen die Nutzung von Ergebnissen wurden zu unterschiedliche Projekte (also wieder Schwierigkeiten in der Vergleichbarkeit) oder zu kleine Projekte (was auf das gleiche Hinausläuft) genannt.

 

D2. Bekommen Sie Informationen über mögliche Planabweichungen, bzw. Hinweise für Korrekturmaßnahmen, falls es im aktuellen Projekt zu ähnlich begründeten Planabweichungen kommt?

 

Ja: 35%

Nein: 50%

Keine Antwort: 15%

 

D3. Werden die erfassten Daten bei der Projektauswahl von zukünftigen Projekten aktiv verwendet? (Also bei der Auswahl, welche Projekte aus dem möglichen Projektportfolio tatsächlich durchgeführt werden sollen und welche nicht.)

 

Ja: 25%

Nein: 65%

Keine Antwort: 10%

 

D4. Werden aus den erfassten Daten aktiv mögliche Risiken für das Risikomanagement für Folgeprojekte abgeleitet?

 

Ja: 50%

Nein: 50%

 

D5. Werden aus dem erfassten Daten aktiv mögliche Lücken in den Kundenanforderungen oder nicht-funktionalen Anforderungen abgeleitet und so vermieden?

 

Ja: 35%

Nein: 65%

 

2.5 Teil E: Demoskopische Daten

 

E1. Was ist derzeit ihre primäre Rolle in Projekten?

70% Projektmanager/Projektleiter oder Programm-Manager

30% Teilprojektleiter oder QS-Manager

 

E2. Wieviele direkte Mitarbeiter (Köpfe) (ohne Anwendervertreter) hatte ihr letztes Projekt?

Durchschnittlich 70 Köpfe, wobei die Mehrzahl unter 50 Köpfe und nur ein Projekt signifikant Mehr Personen hatte.

 

E3. Wieviel Monate (c.a.) hat Ihr letztes Projekt gedauert?

Durchschnittlich 17 Monate, d.h. die Mehrzahl der Projekte war überjährig.

 

E4. Haben Sie eine Zertifizierung als Projektmanager?

10% der Teilnehmer haben eine Zertifizierung. Einige Teilnehmer stellen den Nutzen der Zertifizierung für den Projektalltag in Frage.

 

E5. In welcher Branche machen Sie Projekte?

Banken und Versicherungen 30%

Information Technology 20%

Telekommunikation 20%

Sonstige 30%

 

E6. Welche Art Projekt führen Sie durch? (z.B. IT-Projekte, Organisationsprojekte, „Brückenbau“,..)

IT-Projekte 80%

Organisationsprojekte 7%

Andere Projekte 13%

 

E7. Welche Größe hat das auftraggebende Unternehmen?

Großunternehmen/Konzern 65%

(Interessen-)Verband 6%

Mittelstand 11%

Kleinunternehmen 5%

Keine Antwort: 13%

 

3 Schlussfolgerungen und Fazit

Nachkalkulationen und Lessons Learned Workshops sind die verbreiteten Methoden der Projektauswertung.

 

Kennzahlensysteme werden kaum verwendet, wenngleich schon zur Steuerung des Projekts Methoden, wie Meilensteintrendanalysen, etc. verwendet werden.

Nur rund ein Drittel der Befragten führt eine strukturierte Erfassung von (nicht-Finanz-) Projektdaten durch.

 

Selbst bei diesem Anteil findet eine Nutzung der erfassten Daten oft nur im unmittelbaren Umfeld statt. Oft scheitert die Nutzung der Daten auch daran, dass die Bereitstellung nicht unternehmensweit erfolgt, bzw. der Zugang restriktiv gehandhabt wird.

 

Wenn sich die Erfassung im Unternehmen verbietet, ist die Frage zu stellen, ob eine zentrale, anonymisiert Erfassung unter der Schirmherrschaft eines Berufsverbands (PMI, bzw. IPMA/GPM) Sinn machen würde.

 

Zu den Erkenntnissen, welche aus historischen Projektdaten gewonnen werden können gehören:

Risikomanagement allgemein (50%)

Aussagen zur Qualität Mitarbeitern (37%)

Risiken und Reaktionen bezüglich Planabweichungen (35%)

Vollständigkeit und Mögliche Lücken bei Kundenanforderungen (35%)

Projektauswahl zukünftige Projekte (25%)

 

Abschließend ist zu sagen, dass die Nutzung historischer Projektdaten relativ weit verbreitet ist, strukturell aber immer stark durch die Umstände bestimmt wird. Das Nutzenpotential ist bei weitem nicht erreicht, so dass sich hier für fast alle Projektmanager noch Handlungsspielraum ergibt.

 

Welche Möglichkeiten der Einzelne hat, um seine Projekt zu verbessern hängt stark von den Umständen ab unter denen er Projekte macht, ggf. können Unternehmensunabhängige Lösungen genutzt werden.

Alexander Volland

http://www.pmqs.de Wissensdatenbank Projektmanagement und Qualitätssicherung