Wer macht was, wann und womit? Dies ist die zentrale Fragestellung beim Prozessmanagement. Die Gestaltung von Prozessen mit dem Ziel der Verbesserung und der Vereinfachung der betrieblichen Abläufe liegen dem Begriff zugrunde. Effektives Prozessmanagement  berücksichtigt als Teil von einem umfassenden Qualitätsmanagement für die Optimierung von Unternehmensabläufen einen ganzheitlichen Ansatz. Das Unternehmen wird nicht als eine Ansammlung von einzelnen Abteilungen angesehen, die jede für sich arbeiten, sondern als System das nur dann auf dem Markt erfolgreich bestehen kann, wenn alle Kompetenzen und Aufgaben so aufeinander abgestimmt werden, dass sie dem Kunden, und damit dem Unternehmen, nutzen.

Es ist von großer Bedeutung, den Begriff Prozessmanagement auch tatsächlich als fortlaufenden Prozess zu verstehen und nicht als einen einmaligen Akt, in dem Veränderungen im Unternehmen herbeigeführt werden. Prozessmanagement bedeutet ständige Führung, Organisation und Controlling aller Prozesse im Unternehmen. Nur so ist man in der Lage, sich an die stetigen Veränderungen, wie zum Beispiel die Globalisierung, zunehmende Deregulierungen oder auch steigendes Umweltbewusstsein beim Verbraucher anzupassen. Diese angesprochenen Veränderungen geschehen mittlerweile in immer kürzeren Zeitabständen, so dass ihnen auf der strategischen Planungsebene kaum noch rechtzeitig beizukommen ist. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass sich Reaktionen und Verantwortlichkeiten auf das operative Geschäft verlagern, was praktisch unvereinbar ist mit den Merkmalen einer klassischen funktionalen Organisation, denn hier sind die Entscheidungswege meist viel zu lang. Dies kann zum Teil dramatische Auswirkungen für ein Unternehmen haben: Zu geringe Flexibilität, hohe Produktionskosten und im schlimmsten Fall unzufriedene Kunden. Ausdrücklich einzuschließen ist in diesem Zusammenhang das Gesundheitswesen. Auch hier ist Prozessmanagement ein wichtiges Thema im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit. Krankenhaus – qualitätsgesichert und effizient gesteuert sorgt für mehr Wohlbefinden bei allen Beteiligten. Die Erstellung einer Balanced Scorecard auf Basis des KTQ, das in deutschen Krankenhäusern beliebteste Qualitätsmanagement-Instrument, bewirkt auch hier einen deutlichen Anstieg der Wirtschaftlichkeit.